În era ERP-urilor tot spreadsheet-urile MS Excel sunt la putere
De
ceva vreme, și mă regăsesc din ce în ce mai des în această situație, sunt în
poziția de a prezenta, ori mai bine zis încerc să demonstrez, că există o
valoare adăugată în urma alinierii la anumite standarde de guvernanță,
implementării corecte a unor sisteme de management, integrării tuturor
proceselor într-un sistem informațional.
În
fața unor manageri, tineri sau mai în vârstă, care administrează bugete cu
multe zero-uri în coadă, care apar pe coperțile revistelor financiare, nu prea
îți mai rămân multe de spus. Dacă vreau cumva să închei un contract, cu
siguranță ar fi bine să nu intru în contradicție cu viziunea managerului,
inclusiv a echipei sale. Nu sunt atât de motivat, consider că un contract
trebuie să vină ca urmare a unei necesități și să ofere o soluție la problemele
companiei. În această direcție încerc să prezint lucrurile și insist să
demonstrez afirmațiile mele cu exemple practice din activitatea curentă.
Aproape de fiecare dată, îmi este prezentată activitatea organizației și modul
în care este administrată cu mult entuziasm. De cel puțin o sută de ori îmi
sunt reamintite sume astronomice care au fost cheltuite, dar mai ales cum se
situează cu mult în fața competitorilor interni. Competitorii externi intră
într-o altă categorie, aproape că nici nu contează, totul se rezumă doar la
competiția internă care naște toate pasiunile.
Astăzi,
nu cred să mai funcționeze organizații cu cifre de afaceri de peste 1 milion de
EUR și peste 200 de angajați, fără să fi încercat să implementeze un ERP sau un
sistem de management. În fiecare dintre ele, după ce treceam de prezentările
entuziaste și intram in miezul problemelor, de fiecare dată, ajungeam să
discutăm de anumite fișere în MS Excel, la care lucrau un număr mare de
angajați, a căror informații redundante erau și în ERP sau administrau procese
care nu se regăseau în sistemul informațional. În cazul ERP-urile care exportau
rapoarte în fișiere MS Excel, datele erau introduse de operatori și urmau un
anumit flux până la nivelul managerilor după care erau exportate, mai mult sau
mai puțin prelucrate și apoi prezentate managerilor. În foarte multe cazuri
fișierele conțineau informații, apreciate chiar de proprietarii lor, ca fiind
de o importanță crucială.
În
aceste condiții putem oare vorbi de un management profesional? Managementul
urmărește doar un singur obiectiv, profitul cu orice preț? Este rata profitului
unitatea de masură a guvernanței corporatiste? Răspunsul la cele trei întrebări
este NU, dar în funcție de anumite situații se fac anumite nuanțări. Dacă
discuția a juns să depășească această etapă și echipa managerială admite că
există suficiente motive de îngrijorare, nu-mi mai rămâne decât să le prezint
avantajele unor evaluări mai laborioase efectuate de către auditul intern,
auditul extern, implementarea unor standarde, crearea unui sistem informațional
util și eficient. Din păcate, chiar în fața unor argumente clar prezentate, am revenit
la nivelul superficial al discuțiilor, aproape de fiecare dată fiind ironizat
de o atitudine autosuficientă.
În
cadrul fiecărei organizații, mai mică sau mai mare, se consumă o resursă a
cărei valoare nici un manager nu a putut-o estima și anume TIMPUL. Rezultă că
niciodată nu vei ști ce valoare are timpul în care cauți o anumită informație
pentru a lua o decizie eficientă.
Cu
regret constat, că în orice domeniu, fără a aprofunda, sunt prezentate mereu
date estimative. Este cineva gata să certifice datele dintr-un fișier excel și
să răspundă pentru corectitudinea acestor date? Mă refer aici la fișiere cu mii
de înregistrări și nu la tabele cu zece celule.