miercuri, 4 mai 2011

Primul pas spre certificare

În cazul în care, ca membru al unei organizații, considerați că aceasta își desfășoară activitatea la un nivel ridicat de profesionalism, sunteți membru al managementului superior și considerați că organizația poate urmări principiile guvernanței corporatiste sau vă doriți implementarea unui sistem de management (oricare dintre cele cunoscute) ori în ultimă instanță vă doriți confirmarea de către o terță parte a nivelului la care vă desfășurați activitatea, aveți nevoie să știți de unde să începeți.

Puteți să angajați o firmă sau persoană specializată ori să încercați prin propriile resurse să treceți de fiecare etapă necesară pentru atingerea obiectivului stabilit. De recomandat este ca organizația să-și îndeplinească singură sarcinile, să își folosească capacitatea de organizare astfel încât să poată introduce în activitatea curentă noi proccese și operațiuni pe care să le planifice și execute periodic.

Pentru început este benefică determinarea în cadrul tuturor sectoarelor sau domeniilor de activitate din cadrul organizației a legilor, regulamentelor, normelor, procedurilor, standardelor sau a oricăror altor prevederi relevante în domeniu care se aplică sau trebuiesc respectate în desfășurarea activității.

Apoi, introduceți în ordinea importanței într-o listă, fiecare dintre reglementările stabilite mai sus astfel încât să întocmiți un tip de clasament. Stabiliți în continuare un nivel până la care nerespectarea reglementărilor produce efecte negative sau se asociază unor riscuri care în opinia dvs. sunt inacceptabile.

Următorul moment important este luarea deciziei de achiziționare a acestor reglementări, legi sau standarde. Această decizie este importantă nu numai prin prisma unor cheltuieli financiare dar și prin faptul că astfel completați, cel puțin parțial, două sau mai multe capitole din programul de certificare. Aceste capitole se referă la drepturile de proprietate intelectuală precum și la drepturile de utilizare sau legislația care guvernează activitatea.

Experiența mi-a confirmat că în foarte puține cazuri, nu al dvs., reglementările nu sunt supuse unor clauze legate de respectarea unor drepturi sau impunerea unor obligații legate de utilizarea sau reproducerea acestor reglementări. Desigur că puteți consulta un specialist în domeniu dar în opinia mea este cel mai ieftin să cumperi reglementarea de la un titular de drepturi și astfel se îndeplinesc cel puțin parțial anumite reglementări în vigoare. Veți avea cel puțin dreptul de a folosi terminologia sau dreptul de reproducere astfel încât în orice moment corespondența tehnică și comercială să poată fi opozabilă în anumite situații.  Un exemplu este momentul în care doriți să demonstrați că aplicați un anumit standard sau patent în activitatea legată de anumite procese dar nu puteți prezenta (mă refer în mod legal) desene, schițe, norme sau proceduri pentru a vă sprijini demonstrația. Un alt exemplu este necesitatea de a cumpăra un abonament la Monitorul Oficial. Doar în acest fel veți putea reproduce în sprijinul afirmațiilor dvs. părți din legislație.

Pentru a completa toate aceste acțiuni, este necesar să arhivați într-un mod cât mai eficient toate aceste documente astfel încât să fie disponibile într-un timp rezonabil. De asemenea este necesar să înregistrați în evidențele contabile, gestiune, etc. toate tranzacțiile/activele astfel rezultate.

Subliniez încă odată că aspectele mai sus menționate, vă pot conduce la completarea unor capitole din programul de certificare. Desigur că modul în care veți decide să puneți în practică aceste aspecte depinde numai de dvs., iar acest fapt vă motivează în luarea celor mai eficiente și productive decizii pentru îndeplinirea obiectivelor pe care le aveți planificate, iar certificarea este unul dintre ele.

Link:
AUDIT OFFICE GALATI