marți, 7 august 2012

În era ERP-urilor tot spreadsheet-urile MS Excel sunt la putere


De ceva vreme, și mă regăsesc din ce în ce mai des în această situație, sunt în poziția de a prezenta, ori mai bine zis încerc să demonstrez, că există o valoare adăugată în urma alinierii la anumite standarde de guvernanță, implementării corecte a unor sisteme de management, integrării tuturor proceselor într-un sistem informațional.

În fața unor manageri, tineri sau mai în vârstă, care administrează bugete cu multe zero-uri în coadă, care apar pe coperțile revistelor financiare, nu prea îți mai rămân multe de spus. Dacă vreau cumva să închei un contract, cu siguranță ar fi bine să nu intru în contradicție cu viziunea managerului, inclusiv a echipei sale. Nu sunt atât de motivat, consider că un contract trebuie să vină ca urmare a unei necesități și să ofere o soluție la problemele companiei. În această direcție încerc să prezint lucrurile și insist să demonstrez afirmațiile mele cu exemple practice din activitatea curentă. Aproape de fiecare dată, îmi este prezentată activitatea organizației și modul în care este administrată cu mult entuziasm. De cel puțin o sută de ori îmi sunt reamintite sume astronomice care au fost cheltuite, dar mai ales cum se situează cu mult în fața competitorilor interni. Competitorii externi intră într-o altă categorie, aproape că nici nu contează, totul se rezumă doar la competiția internă care naște toate pasiunile.

Astăzi, nu cred să mai funcționeze organizații cu cifre de afaceri de peste 1 milion de EUR și peste 200 de angajați, fără să fi încercat să implementeze un ERP sau un sistem de management. În fiecare dintre ele, după ce treceam de prezentările entuziaste și intram in miezul problemelor, de fiecare dată, ajungeam să discutăm de anumite fișere în MS Excel, la care lucrau un număr mare de angajați, a căror informații redundante erau și în ERP sau administrau procese care nu se regăseau în sistemul informațional. În cazul ERP-urile care exportau rapoarte în fișiere MS Excel, datele erau introduse de operatori și urmau un anumit flux până la nivelul managerilor după care erau exportate, mai mult sau mai puțin prelucrate și apoi prezentate managerilor. În foarte multe cazuri fișierele conțineau informații, apreciate chiar de proprietarii lor, ca fiind de o importanță crucială.

În aceste condiții putem oare vorbi de un management profesional? Managementul urmărește doar un singur obiectiv, profitul cu orice preț? Este rata profitului unitatea de masură a guvernanței corporatiste? Răspunsul la cele trei întrebări este NU, dar în funcție de anumite situații se fac anumite nuanțări. Dacă discuția a juns să depășească această etapă și echipa managerială admite că există suficiente motive de îngrijorare, nu-mi mai rămâne decât să le prezint avantajele unor evaluări mai laborioase efectuate de către auditul intern, auditul extern, implementarea unor standarde, crearea unui sistem informațional util și eficient. Din păcate, chiar în fața unor argumente clar prezentate, am revenit la nivelul superficial al discuțiilor, aproape de fiecare dată fiind ironizat de o atitudine autosuficientă.

În cadrul fiecărei organizații, mai mică sau mai mare, se consumă o resursă a cărei valoare nici un manager nu a putut-o estima și anume TIMPUL. Rezultă că niciodată nu vei ști ce valoare are timpul în care cauți o anumită informație pentru a lua o decizie eficientă.

Cu regret constat, că în orice domeniu, fără a aprofunda, sunt prezentate mereu date estimative. Este cineva gata să certifice datele dintr-un fișier excel și să răspundă pentru corectitudinea acestor date? Mă refer aici la fișiere cu mii de înregistrări și nu la tabele cu zece celule.

Încă odată subliniez, că în epoca marilor aplicații cu baze de date, tabelele de calcul din MS Excel sunt la mare căutare. NU vreau să generalizez, companiile mici pot utiliza în continuare MS Excel, este un instrument de încredere dacă este utilizat corect, dar pentru companiile care dau manageri de succes sunt acceptate doar tabelele din PowerPoint.